Identifikace správce: Aristone, spol. s r.o., IČO 25114212, se sídlem Masarykovo nábřeží 234/26, Nové Město, 110 00 Praha 1 („my“).
Kontaktní údaje správce: [email protected]
Jsme tvůrci aplikace Stapic („Aplikace“) a těmito zásadami ochrany osobních údajů vás chceme informovat o tom, jak prostřednictvím této Aplikace zpracováváme vaše osobní údaje. Podrobnosti o Aplikaci jsou dostupné na webových stránkách: https://aristone.cz
Pokud budete mít jakékoli dotazy ke zpracování osobních údajů, můžete nás kdykoli kontaktovat pomocí níže uvedených kontaktních údajů. Zpracování osobních údajů se řídí nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES („GDPR“). V tomto dokumentu informujeme uživatele Aplikace, kterými jsou školy a jejich odpovědné osoby a v nezbytném rozsahu také další uživatele Aplikace, kteří byli registrováni či jinak vloženi školou či školou určenou odpovědnou osobou. V takovém případě je na škole, aby zajistila informování uživatelů o zpracování osobních údajů.
Při používání naší Aplikace může docházet ke zpracování osobních údajů. Abychom byli co nejtransparentnější, rozdělili jsme osobní údaje, které o vás jako správce osobních údajů zpracováváme, do těchto kategorií:
Nepoužívejte prosím naši Aplikaci k nahrávání citlivých informací o sobě ani o jiných osobách, jako jsou zdravotní údaje, genetické údaje, biometrické údaje, údaje odhalující rasový či etnický původ, politické názory, náboženské či filozofické přesvědčení, údaje týkající se sexuální orientace.
Stažením nebo instalací Aplikace nesete výhradní odpovědnost za veškerou škodu či ztrátu, která by nám mohla vzniknout v důsledku vašeho nepravdivého prohlášení.
Osobní údaje zpracováváme jako správci osobních údajů pro níže uvedené účely.
Vaše osobní údaje použijeme k tomu, abychom vám poskytli služby spojené s Aplikací, které jste si vyžádali, což může zahrnovat také e-mailové upozornění, zajištění zákaznické podpory, plnění zákonných povinností atd. Všechny účely a použití údajů jsou uvedeny v této části B zásad ochrany osobních údajů, kde najdete, k jakým účelům vaše údaje používáme, jaký typ údajů zpracováváme a jaká je doba uchovávání údajů pro zpracování.
Vaše údaje neprodáváme třetím stranám, ale můžeme je sdílet s našimi partnery, kteří nám pomáhají poskytovat naše služby (viz část C těchto zásad ochrany osobních údajů).
Osobní údaje zpracováváme především proto, abychom vám mohli Aplikaci poskytovat, když si Aplikaci stáhnete a souhlasíte s našimi Obchodními podmínkami, nebo když si objednáte naše placené služby spojené s Aplikací. Údaje zpracováváme pro vaši autentifikaci, umožnění funkcí, přizpůsobení zobrazení a použití, poskytování zákaznické podpory, zajištění funkčnosti Aplikace. Současně osobní údaje zpracováváme také za účelem zajištění komunikace, fakturace a souvisejících smluvních činností. V rámci toho vám můžeme zasílat zprávy o uzavření a plnění smlouvy, o nových produktech a službách, schválení plateb apod. Zároveň je součástí zpracování také zajištění uživatelské podpory a řešení vašich požadavků.
Pro tento účel zpracováváme tyto kategorie osobních údajů:
Právním základem je plnění smlouvy mezi vámi a námi a provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na vaši žádost.
Údaje zpracováváme po dobu trvání vzájemného vztahu a po dobu nezbytnou pro plnění povinností z takové smlouvy.
Vaše osobní údaje můžeme zpracovávat také k plnění našich zákonných povinností, zejména v oblasti daní a účetnictví. Zároveň musíme být připraveni poskytnout součinnost státním orgánům, pokud nám to zákon ukládá.
Pro tento účel zpracováváme tyto kategorie osobních údajů:
Právním základem je plnění našich zákonných povinností.
Údaje zpracováváme po dobu vyžadovanou zákonem, přičemž v oblasti účetnictví a daní je tato lhůta nejčastěji stanovena na 5-10 let.
Sledujeme, jaké funkce školy a uživatelé používají, abychom mohli Aplikaci dále vyvíjet a zvyšovat spolehlivost. Součástí tohoto zpracování může být také sběr informací z nástrojů souvisejících s reportingem chyb či kontrolou interakcí.
Pro tento účel zpracováváme tyto kategorie osobních údajů:
Právním základem je náš oprávněný zájem na zlepšování a rozvoji Aplikace.
Doba zpracování je nastavena maximálně na 3 roky od získání dat.
Vedeme interní přehledy o licencích, aktivitě škol, historii faktur a podpory. Údaje můžeme využít k obraně našich právních nároků (např. při sporu o úhradu) a k prevenci zneužití (spravedlivé užívání podle velikosti školy).
Pro tento účel zpracováváme tyto kategorie osobních údajů:
Právním základem je náš Oprávněný zájem na interní evidenci a ochraně práv.
Doba zpracování: Do 10 let po skončení využívání Aplikace, nebo 3 roky, pokud smlouva nevznikla, tato lhůta může být prodloužena v případě probíhajícího sporu.
Můžeme využít vaše kontakty k zasílání informací o novinkách, akcích, verzích a tipů pro školy (newsletter). To se liší od servisní komunikace podle účelu B.1 (odstávky, změny podmínek), které vám můžeme posílat bez ohledu na to, zda jste k tomu udělili souhlas či jste se odhlásili z takového odběru.
Pro tento účel zpracováváme tyto kategorie osobních údajů:
Právní základ je rozdělen dle typu vztahu. Pokud jste náš zákazník, je zpracování založeno na našem oprávněném zájmu, který spočívá v přímém marketingu, případně na základě souhlasu, který nám udělíte. Pokud zákazníkem nejste, je zpracování založeno na vašem souhlasu vždy.
Osobní údaje budeme zpracovávat do doby, než takové zasílání odmítnete. Odvolání souhlasu nemá vliv na zákonnost zpracování před jeho odvoláním.
Co se týče doby uložení, osobní údaje jsou uchovávány po dobu stanovenou pro jednotlivé účely v části B těchto zásad ochrany osobních údajů. Obecně platí, že vaše osobní údaje uchováváme po dobu nezbytnou k naplnění účelů uvedených v těchto zásadách ochrany osobních údajů, pokud zákon nevyžaduje nebo nepovoluje delší dobu uchovávání (např. pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků). Po uplynutí doby uchovávání daného typu údajů je vymažeme nebo zničíme.
Sdílení probíhá pouze v nezbytném rozsahu dle účelů uvedených výše. Níže uvádíme jednotlivé kategorie příjemců, které mají přístup k vašim osobním údajům:
Můžeme zapojit další odborné poskytovatele (např. právní, daňoví poradci) nebo specializované IT dodavatele, a to vždy v nezbytném rozsahu a pro splnění účelů uvedených v tomto dokumentu.
Prohlašujeme, že jakákoli třetí strana, s níž naše Aplikace sdílí osobní údaje, jako jsou analytické nástroje, reklamní sítě a vývojářské nástroje třetích stran (jsou-li využívány), jakož i jakékoli mateřské, dceřiné či jiné spřízněné subjekty, které budou mít k osobním údajům přístup, poskytne stejnou ochranu osobních údajů, jaká je uvedena v těchto zásadách.
Pokud vaše osobní údaje sdílíme se správci a zpracovateli ve třetích zemích (mimo EHP), činíme tak pouze tehdy, existuje‑li rozhodnutí Evropské komise, že daná země poskytuje odpovídající úroveň ochrany osobních údajů, včetně případů, kdy správci nebo zpracovatelé přijali dodatečná opatření, jako jsou závazná podniková pravidla (BCR) nebo standardní smluvní doložky (SCC).
Stejně jako máme při zpracování vašich osobních údajů práva a povinnosti my, máte jistá práva i vy, jak je uvedeno v následujících odstavcích. Máte právo (i) požadovat přístup ke svým osobním údajům; (ii) odvolat svůj souhlas; (iii) požadovat opravu svých osobních údajů; (iv) požadovat výmaz svých osobních údajů; (v) požadovat omezení zpracování svých osobních údajů; (vi) požadovat přenositelnost svých osobních údajů; (vii) vznést námitku proti zpracování svých osobních údajů; nebo (viii) podat stížnost u příslušného dozorového úřadu.
Pro ochranu důvěrnosti vašich údajů jsou zavedeny bezpečnostní postupy.
Ve všech záležitostech týkajících se zpracování vašich osobních údajů, ať už se jedná o dotaz, uplatnění práv, zaslání stížnosti přímo nám apod., nás můžete kontaktovat na [email protected].
Právo na přístup znamená, že máte právo získat od nás potvrzení, zda zpracováváme Vaše osobní údaje či nikoli (první část).
Pokud Vaše osobní údaje zpracováváme, máte současně právo požadovat přístup k informacím o účelu a rozsahu zpracování, příjemcích údajů, době zpracování, právu na opravu, výmaz, omezení zpracování a podání námitky proti zpracování, právu podat stížnost u dozorového úřadu a o zdrojích osobních údajů. Fakticky tuto část plníme tímto informačním dokumentem.
Stejně tak nás můžete požádat o kopii zpracovávaných osobních údajů. První kopii poskytujeme bezplatně, další již mohou být zpoplatněny.
Máte právo kdykoli odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů. Odvolání souhlasu však nemá vliv na oprávněnost zpracování před udělením takového souhlasu, a nepovede ani k ukončení zpracování osobních údajů, které již byly anonymizovány.
Máte právo požadovat od nás opravu nepřesných osobních údajů, které se Vás týkají. Podle účelu zpracování můžete mít také právo na doplnění neúplných osobních údajů, a to i poskytnutím dodatečného prohlášení.
Máte právo požadovat výmaz Vašich osobních údajů, a to v případech, kdy:
Toto právo však nemůžete uplatnit v případě, kdy je zpracování potřebné pro splnění našich právních povinností či nám svěřených úkolů ve veřejném zájmu nebo pro určení, výkon či obhajobu právních nároků. Jinými slovy, k výmazu osobních údajů dojde pouze za předpokladu, že osobní údaje už nepotřebujeme pro žádný z účelů uvedený výše (například když zapomeneme osobní údaje vymazat).
Máte právo požadovat omezení zpracování Vašich osobních údajů, a to v případech, kdy:
Toto právo můžete využít například v situacích, kdy dojde k nějaké mimořádné události a budete chtít získat kopie osobních údajů, ovšem prozatím chcete zajistit, aby se s osobními údaji dále nepracovalo. Můžete tak žádat o omezení zpracování.
Máte právo získat kopii Vašich osobních údajů, které zpracováváme automatizovaně na základě Vašeho souhlasu nebo pro splnění smlouvy. Tyto údaje předáme v běžně používaném a strojově čitelném formátu Vám či Vámi určenému správci, pokud to je technicky proveditelné. Rozsah poskytnutých údajů může být omezen tak, aby nedošlo k zásahu do práv a svobod jiných osob.
Máte právo vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů, které zpracováváme na základě našeho oprávněného zájmu. Vaše údaje přestaneme zpracovávat, pokud neexistují další převažující důvody pro zpracování či pokud není zpracování potřebné pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků. Je důležité zmínit, že tato Vaše námitka musí být jasně specifikovaná a důvodná. V případě, že vznesete námitku proti přímému marketingu, se zpracováním přestaneme bez dalšího.
Na naši činnost taktéž dohlíží Úřad pro ochranu osobních údajů, u kterého můžete v případě nespokojenosti podat stížnost. Více informací je dostupných na internetových stránkách úřadu (www.uoou.cz). Adresa Úřadu pro ochranu osobních údajů je Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.
Zásady mohou být čas od času změněny, pokud se bude jednat o významné změny, budeme Vás informovat podrobněji e-mailem.